Privacy en gegevens

Om de juiste hulp of dienst te kunnen leveren, is het meestal nodig om uw (persoons)gegevens vast te leggen. Persoonsgegevens zijn gegevens zoals naam, geboortedatum of e-mailadres, maar ook informatie over bijvoorbeeld uw thuissituatie of financiën. MDF gaat vertrouwelijk met deze gegevens om. Op deze pagina leest u hierover meer informatie.

Waarom leggen we gegevens vast?

We leggen uw (persoons)gegevens vast omdat dit noodzakelijk is om u goed te kunnen helpen of ondersteunen. Om bijvoorbeeld de voortgang van hulp bij te houden, is het belangrijk om gespreksverslagen vast te leggen. Ook is het vastleggen van gegevens handig wanneer een andere collega binnen onze organisatie de dienstverlening over moet nemen.

Welke gegevens leggen we vast?

Welke gegevens we vastleggen hangt af van het soort dienst of hulp dat we bieden. De belangrijkste persoonsgegevens die we vastleggen zijn in elk geval naam, adres en contactgegevens. Soms moeten we ook uw Burgerservicenummer vastleggen. Daarnaast leggen we vast hoe we u ondersteunen of helpen, denk bijvoorbeeld aan gespreksverslagen of hulpverleningsplannen.

Waar leggen we gegevens vast?

In geval van een hulp- of dienstverleningstraject leggen we deze gegevens vast in een digitaal dossier. Alle dossiers worden opgeslagen in een beveiligd computersysteem. U heeft het recht om uw eigen dossier in te zien: U kunt dit aanvragen door dit formulier in te vullen. Als u het nodig vindt om aanvullingen in uw dossier te doen of zaken wil laten verwijderen, dan kan dat. Na afsluiting van het contact met u wordt uw dossier nog een aantal jaar door ons bewaard. De bewaartermijnen verschillen per hulp- en dienstverlening, van 2 tot 7 jaar. Dossiers zijn niet toegankelijk voor buitenstaanders, en ook binnen de organisatie is de toegang tot dossiers afgeschermd zodat niet iedereen erin kan kijken.

Wanneer delen we gegevens?

Soms is het nodig om bij anderen gegevens over u op te vragen, of uw gegevens met anderen te delen. Dit doen we alleen wanneer u daarvoor toestemming geeft, bijvoorbeeld door een verklaring te ondertekenen met wie we gegevens mogen uitwisselen (denk bijvoorbeeld aan uw huisarts). Soms moeten we een uitzondering maken, en moeten we gegevens vastleggen of delen zonder uw toestemming. Bijvoorbeeld wanneer u of een ander in een ernstige situatie verkeert en er dringend hulp of bescherming nodig is, die alleen snel geregeld kan worden door bepaalde gegevens te delen. In zulke gevallen maken we altijd een zorgvuldige afweging, en we stellen u op de hoogte wanneer dit het geval is. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen de organisatie bepaalde gegevens tussen collega’s gedeeld worden, bijvoorbeeld om te overleggen wat de beste aanpak in uw situatie is. In dit laatste geval vragen wij tijdens de aanmelding mondeling om uw toestemming.

Bijzondere situaties

Wanneer er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn onze medewerkers gebonden aan een meldcode waarin ze verplicht worden om signalen te bespreken en zo nodig te melden bij Veilig Thuis. Daarnaast kunnen medewerkers signalen over jeugdigen melden in de zogenaamde Verwijsindex risicojeugdigen ESAR. Professionals van andere instellingen en organisaties kunnen daar ook signalen in zetten. Door de melding weten hulpverleners sneller of een kind of jongere al bekend is bij een collega. De persoonsgegevens worden geregistreerd, maar de registratie bevat geen inhoudelijke informatie.

Meer weten?

Wilt u meer weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy? Klik dan hier voor onze privacyverklaring.